5.4 如何推进准备工作

5.4.1 了解听众


当我们向别人做介绍或阐述意见时，首先想到的是“自己把话说到位了吗”“自己没遗漏要点吧”，人们倾向于从自身的角度出发考虑问题。实际上，重要的是对方（听众）而非自己，我们需要转换思维方式。

以前常用的销售方式叫“推销式销售”，是指销售人员努力将商品的特点、优点介绍给客户，向对方强调自己的商品这也好、那也好。现在，销售方式已经变成了“倾听式销售”，销售人员首先倾听客户的需求，在充分了解对方的需求后再介绍自己的产品。

沟通的准备工作也是如此，讲话者先了解听众，在此基础上再着手准备效果会更好。需要注意的事项主要包括“听众是什么人”“听众的兴趣、关心程度”“讲话的形式是怎样的”（是一对一还是一对多）等（见表5-2）。如果大家不了解这些情况的话，就像既没地图又没目标地在黑夜里开车。

表5-2 需要了解听众的哪些情况



5.4.2 整体把握准备工程


积累到位，效果自现

当人们突然着手准备时，既要收集资料又要听取意见，常常慌作一团，准备工作很难顺利开展。为了避免出现这种情况，大家需要平时做好准备。

大家需要在平时注意收集信息，强化迅速调动知识储备的能力。例如，如果能在1分钟内调动专业知识，那么我们在实际准备时会更加得心应手。

钢琴家说：“一天不练琴，得花两三天才能找回感觉；一个人两天不练琴，要花更长的时间才能恢复原来的水平。”我原本以为他一年365天大部分时间都在练习，少练一天也无所谓，事实并非如此。我们应该重新认识日常准备工作的重要性。

准备工作应采取俯瞰式

我们在确定了实际场景、主题、听众后，就应该开始准备工作。准备方法因人而异，大体上可分为“俯瞰式准备”和“堆积式准备”两种。

我的一位前同事K先生做事非常认真，属于“堆积式准备”类型。他每次都从细节入手，深化理解，否则没办法准备主要部分。周围的人看他那样做事很担心，后来，他的上司让他做中期汇报，但他报告的内容只停留在前期阶段，没开始做正式准备工作，为此他的上司很生气，斥责他：“不要管那些零碎的东西，赶紧开始做正式的准备工作！”

K先生说：“我就是这种性格，不把细节信息一一调查清楚就无法向前推进工作。”于是，他只能每天彻夜加班赶进度。

像K先生那样不把握事情全貌就盲目着手的做法特别耗费时间，不弄清楚整体概况，其他人即使想帮忙也无从插手，只能干着急。由此看来，准备工作还是应该采取“俯瞰式”而不是“堆积式”。“俯瞰式准备”又叫“鸟瞰式准备”，是指开展准备工作时不拘泥于细节，像鸟儿从高空俯瞰那样把握整体。比如，要准备工作发言，俯瞰式准备的做法是先着力构建整体认知框架，固定整体架构。自己先把骨架想清楚，如对方是谁、有什么目的、讲什么等。

在此过程中，人们难免被细节绊住，我们需要把细节问题先放到一边，优先考虑整体问题，这点非常重要。当然，不是把细节问题放到一边就万事大吉了，我们应该把自己特别在意的细节问题记录下来，等到处理细节的时候再重点探讨这类问题。

描绘完全貌后就应该及时向上司做中期汇报，报告准备工作的方向和内容架构。此时如果不及时与上司确认，自己做出来的东西有可能与上司的想法、意愿有出入，最后被告知要推翻重做。这样，前期准备工作就相当于做了无用功。有这样一类领导者，他们先让下属做，看到下属做的东西后才开始思考自己怎么做、做成什么样。这种类型的领导者需要大家多加注意。

我曾经就职的公司里有一位领导者T先生，他表面上说要激发员工的自主性和自发性，但每次都是拿到下属做的东西后才开始构思。为此，总是否决、修改，再否决、再修改，反反复复。他的很多下属叫苦不迭，抱怨说：“早知如此，怎么不早点把你的想法告诉我呢？”

我起初也不懂这些，吃了不少苦头。为了避免被上司反复退改，大家须谨记：及时请上司确认整体构思，同步确定整体样貌，之后再充实细节。



5.4.3 实行阶段，准备工作要一气呵成


在正式着手准备工作前，需要做好相应的铺垫工作，为顺利开展准备工作创造环境。如果前期没有准备好就贸然开始，中途会多次中断，被迫一次又一次地重新做起，工作常常陷入无法推进的停滞状态。

请在驾校学过车的人回忆一下学车时的经历。如果一名学员每周去上一次课，下次上课时，他基本上就忘了上节课的内容，导致迟迟毕不了业，原地踏步。

我平时也在努力养成做事一气呵成的习惯，但是写本书时，还是因为工作等原因不得已停过笔。停笔一两周后，我很难重拾当初的感觉，记忆也变得模糊不清。

为此，我深切地感到需要时常翻看之前的内容，若要停笔一周，以每两日温习一次为宜。当然，最好的办法还是一旦开始就一气呵成，赶紧完成。



5.4.4 在日常生活中锻炼兼顾能力


为什么女性的准备能力强于男性呢？其中一项重要的原因是女性在做家务的过程中得到了锻炼。

与父母一起生活时，女孩会在母亲做饭时帮忙打下手，从准备工作到上灶炒菜，女孩基本都做过。但男孩往往只负责吃，不参与这些家务活动，我认为正是这种经历拉开了男性和女性在准备能力上的差距。女孩在上述训练的基础上步入社会，组建家庭后一边忙家务一边工作，进而把男性甩得更远。

我们仔细观察女性的日常生活就能发现，她们在同时兼顾很多事情，如打扫卫生、洗衣服、做饭、育儿、打扮自己等。有时，女性还需要处理更棘手的难题，比如在兼顾家人口味喜好的前提下，在有限的时间内迅速地做出一桌丰盛的饭菜招待客人。女性就是在这样的日常生活中不断经受严格训练的。

当然，男性在工作方面的兼顾能力也不差，只是相对而言，男性能更好地集中于眼前的事物，女性却不能说“我不想做，所以我不做”这种任性的话。

男性要想提高准备能力，可以考虑多做点儿家务，如打扫卫生、洗衣服、购物等。



5.4.5 提升演练效果的4个要点


小学生在准备运动会上的体操表演时，都能把握练习和准备的状况，因此他们的准备和练习工作往往容易出成绩。

但是在准备沟通的内容时，只有我们自己了解情况，因此需要多加演练，改善准备工作的效果。提到演练，大家可能会感觉麻烦。但是如果不演练直接登场，出丑或者别人评价不佳时反而更麻烦。请大家把演练看作改善最终效果的必要行为。演练的要点包括以下4项：

·自己在脑海中默想这不是演练，而是正式登场。

·在多人