5.3 悲观地准备，乐观地实行

5.3.1 准备时要多担心


关于危机管理，有人说过：“悲观地准备，乐观地处理。”我认为，危机管理思维同样适用于沟通的准备工作。要避免在讲话、说明、汇报等场合失败，人们需要在准备阶段抱有危机意识，做万全准备。只有这样，真正登场时才可能顺利完成沟通工作。从这种意义上讲，沟通的准备工作同样应该“悲观地准备，乐观地实行”。

人们总是倾向于选择轻松地准备、高效地准备，认为“到时候总会有办法的”。但是乐观地准备、真正登场后，人们往往在现场遇到突发状况会手忙脚乱，慌作一团。如此一来，虽然前期准备阶段节省时间、效率高，但会上表现不佳，反而给自己留下一堆“作业”，事后往往要投入数倍的时间和精力进行弥补，得不偿失，有人因此后悔：“早知如此，还不如当初准备得更充分一些……”

为了避免发生这样的悲剧，我们在准备阶段要多思考，悲观地开展准备工作，要多对自己说“这样还不够”“再深挖一些”“还需要收集更多的信息”，如此不断完善准备工作非常重要。

请大家牢记：沟通成功与否，“九成取决于准备工作，一成取决于临场发挥”。



5.3.2 不起眼的准备工作催生了不起的结果


棒球选手铃木一郎说过：

“准备”就是排除一切可能成为借口的因素，为此把凡是能想到的都做到位。

铃木一郎正是把自己“逼”到了这种程度，做最大的努力进行准备和练习，才取得了那么好的成绩。

铃木一郎说：“如果自己表现得不好，事后就会后悔。为了不让自己后悔，我会提前消灭所有可能让自己后悔的因素。这样一来，一旦失败，我就能找出真正的原因。”

每个人的性格、思维方式各不相同，但是有一点是一样的，那就是在思考自己为什么准备后，“好好准备，争取最好的结果”这一心愿。谁都希望在准备阶段投入最小化的努力、收获最大化的成果，但最小化的准备意味着你选择了高风险、低回报。请大家铭记：

·准备工作无法走捷径。

·准备工作需要人付出诚实的辛苦和努力。

·付出辛苦，做万全准备后方能收获满意的结果。



5.3.3 客观认识自己的准备能力


“车到山前必有路”的想法最危险

一个人若对自己的准备能力认识不足，就会出现在别人看来准备不足但当事人自我感觉良好的情况。我曾经让学员们事先做好准备，从平均水平来看，学员的实际准备情况如下：

·准备充分的人占总人数的30%。

·做了一定准备的人占总人数的50%。

·基本没准备的人占总人数的20%。

基本没准备的人很清楚自己的情况，这种问题不算严重，真正会出现严重问题的是做了一定准备的人。一般来讲，他们会说“总会有办法的”“我认为准备到这种程度已经足够了”。我问：“是因为太忙，所以没能充分准备吗？”对方回答：“基本是这种情况。”

非常遗憾，这类学员的这种表现并不仅仅表现在培训课上，他们在处理工作时也是这样的。首先，大家需要认识到“准备工作必须做到位”。当然，只有主观上的认识是不够的，还需要大家积极实践，在行动中不断探索究竟怎样的准备工作量最适合自己。

超量准备法

想把准备工作做到位，不能靠一点一点地尝试，那样很难弄清楚做多少准备工作最适合自己，我推荐大家直接把准备工作的工作量提升到以往的3倍。为什么是3倍呢？因为就算再不擅长做准备，做3倍的准备也足够了，3倍的工作量能保证所有人都准备充分。

如果是一点一点地尝试，很难找到“准备充足”的标准线。如果把准备工作做到十分周全，就自然超过了“准备的标准线”，这样，我们才能明白适合自己的标准线在哪里。

然而，从现实的角度考虑，做3倍的准备工作的可行性较低，大家可以逐渐减少准备的工作量，摸索出适合自己的标准线。例如，“如果不做到如今工作量的2倍，无法保证准备工作做到100%”“做1.5倍的工作效果刚好”等。按照适合自己的工作量进行准备，成功的概率更大。

如果你因为实在太忙了，根本无法把准备工作做到100%，此时，只要清楚做到什么程度就可以过关，这样可以省些力气。在探索自身标准线的过程中不能偷懒，只有在自己的准备能力提高后才能寻找省力气的方法。

可以把3倍工作量准备法应用于最重要的事情上，借此积累成功的经验，在这个过程中，你也能搞明白自己的准备能力如何，可以说这种准备法是“一石二鸟”。

我的准备能力不强，不比别人加倍努力做准备的话根本不敢上场。有时，我也想把效率提高一些，但是为了保证高质量地完成自我介绍、推销、授课等内容，我还是选择下苦功夫做足准备。

《孙子兵法》云：“知己知彼，百战不殆。”我们也要将应准备的内容了然于胸，同时清楚自身的准备能力，然后去实行。



5.3.4 找到适合自己风格的准备方法


人的性格各异，我们无法断言怎么做是绝对好的或绝对不好的，但人们都需要在弄清自己的倾向后做“万全的准备”。

根据人们在做准备时的特点，我们可以将其归纳为4种类型，分别是提前型、拖延型、自我管理型、依赖型。看看下面的介绍，你属于哪一类型？请认清自己的倾向类型，在此基础上做好准备，保证高质量地完成讲话。

提前型

在制订计划时，提前型的人会从期限日向前倒推，留足余地，提前下手，及早推进。如果你的部下是这种类型的人，你可以放心地把事情交给他处理。

但是如果准备得太早，真正登场时的背景环境、主题等可能发生变化，这就会打乱讲话者原来的计划和节奏，而不得不重新调整，这往往又会花费较长的时间。

建议属于这种类型的人要提前考虑到变动的可能，增强自身的灵活性。

准备不足的话，讲话时会慌张

拖延型

一般来讲，拖延型的人眼看截止日期一天天临近却暗示自己“还有一周时间呢”“还有3天时间呢”，不断拖延。从结果来看，这类人很容易失败，如果是在与别人合作完成某项工作，还有可能拖累其他人。

我有一位前同事D先生，他特别擅长“临时抱佛脚”，总是提前一天才着手做突击工作。我与这位D先生合作时，虽然结果还过得去，但是工作节奏完全不合拍，经常出现忙于应付的情况。对此，D先生居然不以为然，而我吃尽了苦头。如果D先生能一直使用这种方法也不失为一种风格，但大家要知道，这是一种风险很高的方法。

拖延型的人应强化“只剩10天了”“先把难处理的部分搞定”