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企业人力资源管理信息化应用与探讨

时间:2023-08-16 05:18:34

■王晨阳 浙能资本控股有限公司

大数据时代下,信息化、数字化技术已经逐步渗透到企业的各个管理环节,为企业提供了全新的管理工具与管理思维,越来越多的企业管理者认识到信息化的重要意义,主动地推进信息化建设,依托科技力量,促进管理职能转型,提高自身的信息资源开发与应用水平。人力资源管理在企业管理体系中的地位逐步提升,随着其战略价值愈加突出,人力资源管理工作面临的挑战也在持续增加,必须要摆脱原本的信息流通不畅通、工作效率低下的状态,迈向信息化发展道路。现探讨企业人力资源管理信息化应用的相关内容。

一、企业人力资源管理信息化的重要作用

1.降低管理成本

人力资源信息化系统,能够改变以往人力资源管理人员以手动的方式统计员工数据、查询员工信息的工作方式,依靠计算机及信息化系统可代替人工,自动处理复杂、烦琐、耗时较长的事务,将管理人员的工作步骤有效简化,同时也能够避免出现操作失误,并摆脱客观条件给办公活动带来的阻碍,确保人事事务得到及时处理。除时间成本外,信息化系统还能够帮助企业精简人力资源管理队伍,从而缩减人力成本。另外,通过无纸化的办公模式可以缩减笔、纸张等办公用品的使用量,降低经济成本。

2.规范管理流程

相比原有的工作流程,信息化系统下的工作流程往往不可随意进行更改。比如,在员工的考勤管理环节中,受到主观因素的影响,可能会发生漏记、错记等问题,引发员工的不满情绪,而采用信息化系统后,能够自动完成此项工作;在生成考勤结果时,可在系统中设置主管人员授权的环节,避免该步骤被忽视。信息化系统通过程序,能够提高人力资源管理部门的各项工作的规范化程度。

3.提升工作价值

传统的人事管理模式下,管理者作为管理主体,员工作为管理对象,员工需被动地接受上级的管理。而随着战略化、人性化的人力资源管理理念提出,人力资源管理部门的职能发生了转变,依托信息化系统,管理人员能够更好地行使服务职能,为员工与管理者提供形式丰富的增值服务,包括信息查询服务、职业规划服务、决策辅助服务等。员工的需求能够更加顺畅地得到传达,其也能够参与到企业管理活动中,对于职业发展的个性化需求能够得到管理者的关注。

4.优化管理方式

信息化系统使人力资源管理工作中采用的工作方式更加灵活且人性化,使员工的劳动权益与个人利益得到保护。比如,在绩效考核工作中,若有员工对于考核结果存在质疑,管理人员可直接从系统中提取相关的考核信息作为依据,使员工能够认可企业对其的考核等管理行为。信息化系统使企业对于员工的管理、培养、考评等过程都更加透明化、专业化,实现了对管理效果的有效改善。在员工培训方面,信息化系统不仅能够为全体员工共享知识资源的学习平台,同时还能够实现对员工的在线评估,管理人员可依靠系统提供的数据统计以及分析等功能,调整后续的培训方案,提高培训效率与增强培训工作的针对性。

5.提高工作效率

信息化系统将企业的人力资源管理人员从烦琐、机械、重复性的工作中释放出来,大幅提高其工作效率,管理人员不再需要将过多的工作时间运用到报表生成、数据统计与基础服务等环节中,管理者与员工能够在信息化平台中获取所需的自助服务。管理人员可调整时间分配方式,集中精力处理部门中的招聘、培训、考核等业务,以及人力资源开发的战略规划等价值创造类的工作。

二、企业人力资源管理信息化应用过程中的主要问题

企业应用人力资源信息化系统后,人力资源管理及开发方面的工作得到了切实改善,员工与管理层对于人力资源管理部门的满意度有所提高,但随着系统应用时间越来越长,出现了不少新的问题。

1.前期需求分析工作未落实到位

不少企业在初期建立人力资源管理信息化系统时,存在对先进管理技术手段的盲目推崇与跟风式建设,未预先围绕人力资源管理工作做好全方位的需求分析,并形成明确的建设目标以及有序的规划方案,导致系统建成后,未能够全面解决人事管理环节中的现有问题,造成了资源及资金的浪费,也不利于人力资源管理工作的长远发展。除此之外,部分企业需要依靠Office软件实现信息化管理目标,随着业务类型越来越多元化,业务数据量持续增加,该软件的承载能力相对有限,在检索、分类归档等方面的便捷性将不断变差。同时,考勤管理、员工培训、薪酬管理等不同系统之间相互独立,数据信息难以相互流通与共享,欠缺能够整合各个系统的信息化平台。当企业发生人事变动之后,需要管理人员逐一调整各个模块中的数据,在工作量相对较大的前提下,可能会有多改、错改与漏改的情况。

2.关键业务模块功能缺失情况严重

由于初期管理需求分析未有效推进,导致企业现有的人力资源管理信息化系统的主要业务模块存在一些功能上的问题。比如,休假审批流程复杂,难以实现一次性在线审批,其间还需要员工提交纸质申请单。数据更新实时性不强,需要管理人员定期进行手动更新。在薪酬管理环节中,当员工的岗位被调整后,其薪酬也需随之进行变动,管理人员计算薪酬时,需先对绩效考核数据及考勤数据进行统计,再结合薪酬机制来完成社保汇总表、公积金汇总表与工作表的编制,再由相关部门的领导进行签字审批,最后由财务部门负责按照工作表为各部门员工发放薪酬,各个部门之间未能高效协作,审批效率低。绩效考核环节中,考核指标数量庞大,考核工作未能够有效关联企业业务数据,还需要管理人员通过业务数据来评估考核对象的业务表现。员工间、部门间的互评打分仍旧采取线下模式。在培训环节中,对于培训计划的执行情况存在跟踪困难的情况,对培训数据的分析不到位,难以实现对培训资源的优化配置与利用。

3.网络安全未得到重视

信息化系统在为人力资源管理工作带来成本控制、效率提升、方式优化等好处的同时,也给人事管理部门带来了信息安全隐患。部分企业未在资金、技术等条件的限制下,尚未建设内部局域网,在借助公网传递数据时需要承担较大的网络安全风险,缺失物理隔离措施,企业所用的计算机容易受到病毒、黑客的侵袭,人力资源管理中的机密信息、员工隐私信息会有泄密的可能性。

4.保障性工作未及时推进

从人员保障的层面来看,虽然企业可以借助第三方专业服务商的力量推进信息化系统的建设与开发,但是前期的立项规划、招标选拔、需求分析,建设期间的沟通以及后续的验收、数据库管理以及使用运行等工作,还需要企业的技术人员、管理人员共同推进,否则信息化系统很难顺利投入使用。人力资源管理部门的人员,需要有一定的时间适应信息化系统下的全新工作模式。从制度保障层面来看,针对信息化系统应用责任机制还未得到有效健全,同时缺少对于信息化建设与应用方面的工作的专项激励机制,这导致部分员工与管理人员为规避犯错风险,不愿主动运用信息化系统,仍旧采用以往的工作方式与管理思维。从资金保障层面来看,由于管理层对人力资源部门的信息化建设工作的重视度不足,导致其在信息化建设中投入的资金相对有限,在资金短缺的前提下,系统升级、维护等工作将受到阻碍。

三、企业人力资源管理信息化应用的优化建议

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