4.4 善用视觉工具，提升沟通技巧

4.4.1 视觉工具是发挥积极作用还是消极作用取决于使用方法


语言的表达并非只能借助声音形式，我们还可以借助视觉工具提升表达效果。这种借力视觉的方法被称为“视觉表达”，具体方法包括边讲解边做黑板板书、一边讲一边展示演示文稿（PPT）、使用写字板进行说明等。

在日本的电视节目中和一些企业的会议上，人们经常使用写字板辅助说明事情或提出疑问，语音表述难以理解的内容经写字板上的文字处理后会变得清晰、易懂。

日常的对话、简单介绍等情况不涉及，但当人们抱着一定目的向别人加以说明或推销时，仅凭语言、声音、身体语言是不够的。比如在时长为10分钟或15分钟以上的说明会上，如果单凭声音表达，会加重听者的理解负担，不仅浪费时间而且表达容易出错。为了避免这类情况，我们可以适当地采用一些与场景相协调的视觉表达形式，具体分为以下3种。

·分发文字资料提要、各条内容要点、图表等资料。

·利用写字板、板书、样本等加以展示。

·使用视觉工具（PPT、写字板等）。

以上视觉表达形式之间有一个共同点，那就是不管在什么场合，它们所起的都是辅助作用，而非主要作用。归根结底，视觉工具只是一种辅助手段，用来解释那些单凭语言难以说明白的地方。

有一次，我去参加某城市的城市规划说明会，会议主办方提前给参会者分发了彩色打印的纸质资料，资料上还介绍了完工后的模拟效果图，准备工作可谓周到、细致。但是，会议主持人开场就说：“我将按照大家手上的资料加以说明。”之后，他便开始一味地照着资料进行讲解了。其间，有听众跟丢了，不知道讲到哪页了，开始乱翻资料，会议主持人对此却视若无睹。

这样一来，原本应该起辅助作用的纸质资料反而妨碍大家更好地理解讲话内容了，倒不如不用资料，全部用口头阐述。

此外，如今使用PPT进行讲解、汇报的人越来越多，有些人忽视了PPT作为辅助工具的属性，把它做成了像动画片一样的播放内容，这种做法有点儿本末倒置。

我第一次见到有人用PPT进行讲解时感觉这个工具很棒，讲话者的表达因此丰富了不少。但是自己使用了一段时间，也观察别人使用后的效果，我发现：“这样讲话是不是置听众于不顾，讲话者完全沉浸在自己的世界中了？讲话者过分凸显自己的爱好、趣味，陶醉于自己喜欢的工具，却招致听众的不满……”

很多人在多年后会有这样的顿悟：以前感觉自己的沟通能力一下子提升了，原来只是错觉，实际上并非沟通能力提高了，而是自己能更熟练地运用工具了。非常遗憾，现在依然有很多人在与人沟通时过度依赖工具，请大家务必记住：“归根结底，视觉工具只是辅助手段！”



4.4.2 使用视觉工具时应注意的事项


表4-2和表4-3中列举了大家在使用PPT时应注意的事项，供大家参考。大家也可以使用此表观察别人的讲话，在观察过程中“以人为镜”反思自己，比如“我也是这样的”“见不贤而内自省也”等。

表4-2 制作PPT时的注意事项

表4-3 讲话时的注意事项



本章小结


① 声音表达、非语言表达、视觉表达与讲话内容和讲话技巧同等重要。

② 声音是语言的生命，声音能左右讲话者给人留下的印象。

③ 别人的样子就是镜子里的自己。

④ 归根结底，视觉工具只是一种辅助口头表达的工具。