基于平台化和系统化的高校办公自动化系统升级优化实践

文/南京航空航天大学信息化处 周俐霞

南京航空航天大学是一所以工科见长的重点大学。学校第一代OA系统上线于2003年，采用Asp技术架构搭建，功能单一，主要支持学校文件和通知的在线发布，不具有收文管理和公文流转等核心功能。2017年，在工信部信息化专项的支持下，学校率先启动了办公自动化系统的新建，新系统采用B/S架构，收发文流程引擎的方式，支持在线收发文管理和公文流转，公文制作。并且同步建设了手机端移动APP，支持移动端审批，极大地提高了公文管理效率。近年来，伴随着学校高质量内涵式发展，OA办公系统所承载的功能亟待进一步完善和拓展。

2021年底，学校启动了综合办公系统的升级优化工作。新系统以人为核心、以用户体验为导向、以管理诉求为重心、以“一账号、一密码、多终端、一屏聚合、一键处理”为目标，对整体架构和系统的性能以及功能进行优化。新系统将现有办公门户引擎、流程引擎、消息引擎、报表引擎、系统安全运维中心、低代码构建平台等核心底层架构进行了整体升级优化，并在此基础上完成了公文模块、日程模块、会议模块、值班模块、请销假模块等已建应用的优化，同时还进一步深化拓展并新建了督查督办模块、信访模块、规章制度模块、干部履职模块、对外合作模块、校外挂职模块、合同管理模块等。同时，为深化协同化办公，一站式服务，加强高黏性信息系统之间的互联互通，突出基于平台化的大OA系统开发思想，新系统与学校统一身份认证、人员基础数据、在线编辑+预览、电子签章、综合服务平台、移动端综合服务平台、统一消息平台、数据中心以及档案管理系统等平台实现了数据互联，流程互通。新系统自2022年5月升级上线以来，兼容性、易用性、友好性以及安全性都得到了全面提升，受到了师生员工的好评。

一、原办公自动化系统的突出问题

（一）兼容性不强。浏览器方面支持单一，与除360安全浏览器以外的其他主流浏览器不兼容；同时在线公文的编译方面需要安装插件，编辑器软件对WPS等国产化文字编辑器不够友好。

（二）新需求无法覆盖。缺少数据查询和数据报表统计功能，用户不能对自己涉及的公文或事项有直观的感受。由于在线公文编辑需要安装指定的浏览器和插件，协同处理的功能不强。

（三）用户体验感不好。系统首页不支持主题配置，不支持主题元素的拓展。内容角色的权限设置分配按板块配置，内容不够细化。流程引擎的性能不够强大和灵活，处理方式固定且单一，不支持流程转办、流程传阅、意见征询等功能。缺少对多人会签、多人依次逐个处理、多人非会签、加签与减签等不同场景的流程处理模式。

（四）移动端鲁棒性弱。2017年，综合办公系统开发了APP移动端应用，首次支持在线移动审批公文，但是移动端稳定性差强人意，手机清理缓存或者重启时会引发用户信息登录超时，浏览和处理不了文件等情况。

二、优化方案和路径

（一）建立统一综合办公门户。首先，优化门户引擎，支持所有信息的分类组合与聚合推送、展现，实现通过一个窗口，将所有来源于各系统的工作事项和消息提醒进行集中抽取，同时根据岗位职责以及系统权限实现了智能推送和聚合展现，主要包括：个人信息、日程查询、流程中心、学校文件、通知公告、快捷入口、统计报表等具体应用。其次，延续用户原有使用习惯，继续采用B/S模式（即浏览器/服务器模式），兼容IE、UCBrowser、Fire Fox、Chrome等更多浏览器，重新进行了整体界面UI设计，布局设计，让工作桌面更加清晰简洁，一目了然。再次，完善提醒中心，针对收发文、会议、督办、合同等模块提供了更多预警提醒机制，实现对于事务的提醒、预警以及强弱管控，进一步助力工作的有效及时开展。最后，增加了数据统计中心，让更多沉淀的系统数据可追溯、可查询、可统计、可分析，如实时查看本单位收发文情况、本人流程处理情况。

（二）建立统一公文管理平台。系统实现以公文流转为核心的全生命周期管理，围绕办文、办事、办会推动了一体化协同办公。

1.去插件化。支持公文在线编辑，在线预览，不受本地插件限制，不受浏览器限制。

2.公文核稿审批过程更加智能。支持一文双屏，支持敏感词过滤，支持一键排版，支持文号自助管理，审批意见自动归集。

3.公文收发全程电子化。通过与契约锁电子签章平台充分融合，实现发文在线核稿、在线套红、在线签章、自动分发、在线存档。同时，支持多种方式智能化来文登记，公文流转可以通过图形化的方式根据需要自由增加审批节点，让公文处理更贴近实际管理需要。

4.全面移动化。流程表单全面H5化，支持适配各类型移动终端。一部手机满足所有办公需求，实现PC、移动一体化。移动审批流程数据完全与PC同步，同时支持多种审批方式，如语音回复、手写批注、圈批圈阅等。

（三）建立统一流程管控中心。通过流程中心将日常事务中线下模式流程全部线上化，与传统的线下模式相比，通过在线发起的每件工作事项、每一份请示文件、每一次流程处理过程都会被自动记录并全程留痕保存下来，同时结合与电子签章的融合利用，实现全程电子化，进一步助力工作有序开展。

统一的流程中心可根据实际流转要求，提供多种不同的处理方式，包括：流程批准、流程审批、流程回退、流程转发、流程转办、流程传阅、意见征询等。同时流程也支持多人会签、多人依次逐个处理、多人非会签、加签与减签等不同流程处理模式，真正支持和满足各类流转需求以及未来的深化拓展。

统一流程中心具有多样的表单展现和便捷的权限赋予能力。可根据不同业务场景设计不同表单样式，例如公文拟稿纸、请销假表单、呈报送批单、通知公告单、协议单、制度审批单等。通过流程进行权限的转移，无须进入后台进行维护，便于内部之间的共享交流。

统一流程中心维护简单方便。BPM流程引擎提供强大的流程自定义（新增、修改、删除等）和表单自定义（新增、修改、删除等）功能。流程支持图形化设计，用户可自由添加流程节点，所见即所得。且流程设计/维护后，表单自动更新，报表也同步更新。

（四）建立统一督办管理中心。系统支持从督办立项、审核确认、任务分解、任务执行、任务处理、跟踪反馈、任务完成等监控到分析的全闭环管理，清晰化每一项重点工作的目标、责任、时效、结果，并且对督查工作的制度化、标准化、规范化进行严格把控。

1.提供督办门户，根据用户权限展示督办数据、进展情况、办结情况、部门督办事项统计等信息。涵盖从督办立项—任务分解—进展反馈—办结申请—数据展现全过程闭环管理。

2.支持根据不同维度筛选、查询督办事项，不同项目状态展现，通过进度条直观展现各项目最新进度。实现督办事项台账式管理，学校主要领导可随时查看、统计全部工作进展；副职校领导可查看分管工作进展；单位负责人可以定期、主动反馈工作进展，并在部门内部分解工作。

3.支持针对分解子任务进行催办和延期提醒。可以便捷追踪督办工作完成进度，跟踪领导点评意见；延期或紧急事项可批量催办，督促办理，并按照督办事项的状态（快到期、事项超期），督办反馈的状态（未反馈、已反馈、已办结）等

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